{"id":8934,"date":"2022-01-17T10:00:00","date_gmt":"2022-01-17T13:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.binario.cloud\/?p=8934"},"modified":"2024-10-07T13:30:57","modified_gmt":"2024-10-07T16:30:57","slug":"o-que-e-capacity-planning-aprenda-a-criar-e-gerar-insights-com-o-mapa-de-capacidade","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/binario.cloud\/blog\/o-que-e-capacity-planning-aprenda-a-criar-e-gerar-insights-com-o-mapa-de-capacidade\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 capacity planning? Aprenda a criar e gerar insights com o mapa de capacidade"},"content":{"rendered":"\n<p>Capacity planning nada mais \u00e9 que o planejamento dos recursos necess\u00e1rios para realizar uma entrega. Como resultado deste planejamento, o capacity planning tamb\u00e9m serve como par\u00e2metro para que o gestor de projetos saiba quais s\u00e3o os recursos dispon\u00edveis e tome decis\u00f5es sobre a aplica\u00e7\u00e3o desses recursos em novos projetos com assertividade, garantindo mais produtividade. <\/p>\n\n\n\n<p>Na teoria, ent\u00e3o, capacity planning \u00e9 a an\u00e1lise de tudo o que seus recursos podem entregar em determinado per\u00edodo de tempo. Por exemplo: 2 colaboradores em regime de trabalho de 8 horas cada podem cuidar de 4 opera\u00e7\u00f5es em outsourcing durante 30 dias. Ou ent\u00e3o: a capacidade de banda contratada atualmente pela empresa \u00e9 capaz de manter as opera\u00e7\u00f5es das \u00e1reas de neg\u00f3cio, log\u00edstica e e-commerce no ar em volume padr\u00e3o de requisi\u00e7\u00f5es. <\/p>\n\n\n\n<p>Mas na pr\u00e1tica, definir a capacidade da sua equipe pode ser mais desafiador \u2014 principalmente para projetos de TI \u2014 e a verdade \u00e9 que a maior parte dos conte\u00fados dispon\u00edveis na web entregam informa\u00e7\u00f5es divergentes sobre o assunto. Por isso, aqui v\u00e3o algumas dicas para se sair bem nessa etapa. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. Defina a capacidade operacional<\/h2>\n\n\n\n<p>Seja em projetos, engenharia ou qualquer outra \u00e1rea da empresa, capacity planning \u00e9 sobre definir a capacidade operacional. Sendo l\u00f3gicos, fica f\u00e1cil entender que a capacidade operacional est\u00e1 diretamente relacionada \u00e0s pessoas, na maior parte dos casos. Afinal, mesmo em opera\u00e7\u00f5es automatizadas, sempre existir\u00e1 um fator humano.&nbsp; <\/p>\n\n\n\n<p>Ent\u00e3o, como primeiro passo, defina quantas horas e pessoas s\u00e3o necess\u00e1rias para determinada entrega. Mas aten\u00e7\u00e3o, voc\u00ea n\u00e3o deve fazer isso sozinho! Sempre tenha como base m\u00e9tricas, como: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Tempo usado para concluir uma subtarefa; <\/li>\n\n\n\n<li>Tempo de refa\u00e7\u00e3o; <\/li>\n\n\n\n<li>Tempo de espera; <\/li>\n\n\n\n<li>Total de horas utilizadas em toda a entrega; <\/li>\n\n\n\n<li>Quanto tempo X colaborador demora para realizar determinada entrega? <\/li>\n\n\n\n<li>H\u00e1 discrep\u00e2ncias no tempo aplicado por cada colaborador em tarefas similares? <\/li>\n\n\n\n<li>O tempo utilizado para os atendimentos est\u00e1 dentro do SLA acordado?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Para obter esses n\u00fameros, o ideal \u00e9 que voc\u00ea conte com ferramentas de controle para chegar ao resultado mais assertivo. N\u00e3o precisa ser nada muito elaborado, uma planilha bem feita no Excel j\u00e1 pode ajudar a contabilizar as horas dispendidas, desde que todos tenham comprometimento em adicionar a contagem de horas regularmente e com \u00e9tica \u2013 nesse ponto, vale refor\u00e7ar a import\u00e2ncia do project manager na condu\u00e7\u00e3o de projetos de TI. Se voc\u00ea ainda tem d\u00favidas sobre este assunto, guarde <a href=\"https:\/\/jornaldiadia.com.br\/o-papel-da-gestao-de-projetos-na-construcao-de-novos-produtos-para-empresas-de-tecnologia\/\">este link<\/a> para ler mais tarde. <\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m ferramentas mais robustas, que permitam contabiliza\u00e7\u00e3o de horas por tarefa e pessoa, podem ser mais eficientes caso seu time lide com uma grande quantidade de projetos diariamente. O mercado oferece boas op\u00e7\u00f5es gratuitas e enterprise que voc\u00ea poder\u00e1 utilizar para a segunda etapa. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Segmenta\u00e7\u00e3o e valida\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe quanto cada pessoa \u00e9 capaz de produzir durante um per\u00edodo de tempo e tem uma base para estimar o tempo necess\u00e1rio para realizar novos projetos na sua empresa, pode partir para a segmenta\u00e7\u00e3o dessas informa\u00e7\u00f5es com base no perfil de cada pessoa.<\/p>\n\n\n\n<p>O que \u00e9 isso? Basicamente, entender mais a fundo a especialidade dos seus recursos (e aqui estou considerando que voc\u00ea j\u00e1 conhece a equipe, ou seja, sabe quais s\u00e3o os cargos, fun\u00e7\u00f5es, carga hor\u00e1ria di\u00e1ria, aus\u00eancias programadas de cada recurso\u2026) para al\u00e9m das hard skills que a fun\u00e7\u00e3o de cada um deles pede. <\/p>\n\n\n\n<p>Por exemplo: considere dois desenvolvedores front-end, que conseguem realizar as mesmas atividades em per\u00edodos de tempo similares. Por\u00e9m, um desses desenvolvedores \u00e9 uma pessoa mais comunicativa, experiente e que tem um background de neg\u00f3cios. J\u00e1 o outro desenvolver \u00e9 uma pessoa mais retra\u00edda, menos experiente, por\u00e9m que vem demonstrando grande expertise na \u00e1rea e criatividade para resolu\u00e7\u00e3o de problemas. <\/p>\n\n\n\n<p>Concorda que temos um caso em que dois recursos, inicialmente \u201ciguais\u201d, agregam valor de forma diferente para os projetos? Por isso, minha dica \u00e9: busque conhecer mais a fundo as pessoas que trabalham na sua equipe para reconhecer talentos e poder aplic\u00e1-los com efic\u00e1cia na hora que forem necess\u00e1rios. Seja na condu\u00e7\u00e3o da Sprint, em uma reuni\u00e3o 1:1, em alinhamentos com a equipe ou at\u00e9 mesmo passando a atividade como li\u00e7\u00e3o de casa. O importante \u00e9 que, no final do dia, voc\u00ea tenha validado as seguintes informa\u00e7\u00f5es: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Recursos e compet\u00eancias; <\/li>\n\n\n\n<li>Carga hor\u00e1ria di\u00e1ria; <\/li>\n\n\n\n<li>Per\u00edodos de indisponibilidade programada; <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3. Fa\u00e7a a estrutura do mapa de capacidade<\/h2>\n\n\n\n<p>O mapa de capacidade \u00e9 a representa\u00e7\u00e3o visual dos dados que voc\u00ea j\u00e1 coletou e vai te ajudar a alocar sua equipe de maneira eficiente em novos projetos. Recomendo que voc\u00ea crie o seu mapa de capacidade usando um editor automatizado que te permita alterar o gr\u00e1fico facilmente sempre que necess\u00e1rio, por exemplo o pr\u00f3prio Excel. Isso porque as informa\u00e7\u00f5es sobre a capacidade de opera\u00e7\u00e3o podem mudar ao longo do tempo. <\/p>\n\n\n\n<p>Para come\u00e7ar, vamos fazer um gr\u00e1fico de linhas e barras simples. Nossa estrutura ser\u00e1: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Na vertical, a quantidade total de recursos dispon\u00edveis para o projeto (contabilizando horas multiplicadas por colaboradores) <\/li>\n\n\n\n<li>Na horizontal, o tempo total estimado do projeto dividido em Sprint ou a unidade fixa da sua empresa (por exemplo, 1 quarter) dividido em Semanas <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Se sua \u00e1rea for dividida em mais de uma frente, sugiro que voc\u00ea crie gr\u00e1ficos diferentes para representar a quantidade de colaboradores em cada uma delas. Outra possibilidade \u00e9 usar gr\u00e1ficos individuais para monitorar um recurso espec\u00edfico do seu time que exer\u00e7a uma atividade central ou que trabalhe sem um par. Neste caso, a disponibilidade ser\u00e1 de 1. <\/p>\n\n\n\n<p>Depois, alimente os gr\u00e1ficos com os dados coletados e validados. Por exemplo, n\u00famero de pessoas nas equipes, horas dispon\u00edveis para participar de projetos em cada per\u00edodo de acordo com a carga hor\u00e1ria e indisponibilidades programadas, etc. <\/p>\n\n\n\n<p>Com isso, vamos ter a vis\u00e3o da capacidade total da equipe ou das frentes do departamento: <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/UX_UI-01.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/Desenvolvedores-02.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Pronto, nosso gr\u00e1fico poderia parar por aqui, caso seu objetivo fosse mapear a consist\u00eancia do seu time em projetos, esfor\u00e7o dedicado ou per\u00edodos de menor ou maior disponibilidade de recursos para alocar. Basta apenas reunir todos os gr\u00e1ficos relacionados ao seu time em um arquivo de mapa de capacidade e est\u00e1 pronto o seu capacity planning. <\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m te convido a ir mais a fundo a utilizar essa ferramenta para obter mais insights. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>An\u00e1lise de esfor\u00e7o planejado em projeto x capacidade<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Suponha que voc\u00ea tenha um projeto com dura\u00e7\u00e3o de 9 Sprints e que v\u00e1 mobilizar o time de UX\/UI e desenvolvimento. A capacidade desses times voc\u00ea j\u00e1 tem mapeada e sabe que ambos est\u00e3o alocados em outros 2 projetos, que est\u00e3o para finalizar nas pr\u00f3ximas semanas. Agora, vamos imaginar dois cen\u00e1rios poss\u00edveis: <\/p>\n\n\n\n<p>I. Ao estimar o esfor\u00e7o necess\u00e1rio para o novo projeto, fica claro para voc\u00ea que existe demanda para contrata\u00e7\u00e3o de mais colaboradores na equipe de UX\/UI caso a empresa passe a ter esse n\u00famero de projetos simult\u00e2neos.&nbsp; <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/UX_UI-03.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>II. Tamb\u00e9m fica claro que o time de desenvolvimento tem recursos suficientes para arcar com estes projetos simultaneamente, visto que h\u00e1 tempo ocioso dentro do mapa de capacidade. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/Desenvolvedores-04.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Se o esfor\u00e7o planejado for maior do que a capacidade de uma \u00e1rea, dizemos que o time est\u00e1 superalocado e, pode ter certeza, o resultado de todo o projeto ser\u00e1 prejudicado por isso, seja na qualidade, no prazo ou nos custos. <\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 se a disponibilidade for muito maior do que o esfor\u00e7o, certamente h\u00e1 recursos ociosos \u2014 a chamada subaloca\u00e7\u00e3o de recursos. Caber\u00e1 ao gerente avaliar se existe demanda de novos projetos ou se a solu\u00e7\u00e3o para o problema \u00e9 redistribuir ou calibrar o tamanho da equipe. <\/p>\n\n\n\n<p>Em resumo, o gerente de projetos deve estar sempre monitorando essas informa\u00e7\u00f5es, pois caso n\u00e3o haja consenso entre as horas planejadas e a capacidade, \u00e9 sinal de que existe um erro de planejamento e gest\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>An\u00e1lise de esfor\u00e7o planejado em projeto x realizado<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Outra an\u00e1lise importante e que certamente vai te ajudar a ser reconhecido como um recurso valioso para sua organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a an\u00e1lise de esfor\u00e7o planejado x realizado. Ela pode ser feita ap\u00f3s algumas Sprints, mas recomendo que voc\u00ea considere como resultado final da an\u00e1lise apenas os dados que obtiver ap\u00f3s a conclus\u00e3o do projeto. <\/p>\n\n\n\n<p>Nesta an\u00e1lise, voc\u00ea cruzar\u00e1 os dados de esfor\u00e7o planejado com o total de horas que foram gastas no projeto de fato. Isso s\u00f3 ser\u00e1 poss\u00edvel se seu time manter um controle rigoroso sobre o tempo despendido em cada tarefa e se o seu projeto contar com o apoio de uma ferramenta para monitoramento, como uma planilha ou software de gest\u00e3o de projetos. <\/p>\n\n\n\n<p>Com isso, voc\u00ea poder\u00e1 obter insights, como: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Estamos alocando recursos de forma eficiente nos projetos? <\/strong><\/li>\n\n\n\n<li><strong>Existem gargalos? Existem sobras? Quais s\u00e3o? Como mitigar? <\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Vamos ver alguns estudos de caso com base nos times de UX\/UI e desenvolvedores dos nossos exemplos anteriores. <\/p>\n\n\n\n<p><strong>I. Muitas horas planejadas x menos horas trabalhadas <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Pode parecer um trunfo \u00e0 primeira vista, por\u00e9m esse problema de dimensionamento de recursos tem tudo a ver com o capacity planning. \u00c9 poss\u00edvel que o tempo de execu\u00e7\u00e3o de tarefas dos colaboradores n\u00e3o seja compat\u00edvel com a realidade, que o seu planejamento de capacidade esteja muito antigo ou ambos. O fato \u00e9 que, quando voc\u00ea planeja e pede muito mais recursos do que de fato \u00e9 necess\u00e1rio para a execu\u00e7\u00e3o de um projeto, a tend\u00eancia \u00e9 que ele seja mais caro e que sua taxa de rejei\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m esteja nas alturas.&nbsp; <\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, lembre-se sempre que sua \u00e1rea, seja voc\u00ea de projetos, TI ou neg\u00f3cios, precisa estar 100% alinhada com os objetivos estrat\u00e9gicos da organiza\u00e7\u00e3o. Caso o objetivo seja entregar projetos com mais rapidez ou com um custo menor para a empresa, n\u00e3o faz sentido propor projetos superfaturados, certo? <\/p>\n\n\n\n<p><strong>II. Poucas horas planejadas para a demanda real <\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Por outro lado, quando temos um gargalo, tamb\u00e9m significa que h\u00e1 problemas de gest\u00e3o e planejamento de capacidade. Afinal, o objetivo do capacity planning \u00e9 que o gerente de projetos entregue projetos dentro do prazo, or\u00e7amento e com o menor esfor\u00e7o. Isso n\u00e3o significa que a qualidade da entrega deve ser comprometida \u2014 muito pelo contr\u00e1rio! Todas essas a\u00e7\u00f5es s\u00e3o pensadas justamente para que a gente consiga agregar valor ao projeto. <\/p>\n\n\n\n<p>Quando temos um cen\u00e1rio em que o projeto demanda mais esfor\u00e7o do que o planejado inicialmente, estamos assumindo o risco de estourar o prazo de entrega e, por consequ\u00eancia, torn\u00e1-lo mais caro. O simples fato de atrasar a entrega certamente frustrar\u00e1 o cliente e, caso a empresa queira contornar isso, certamente se oferecer\u00e1 a cobrir estes gastos. Ou seja, al\u00e9m de abalar a confian\u00e7a do cliente, n\u00e3o planejar a quantidade real de horas necess\u00e1rias para o projeto pode trazer preju\u00edzo para os neg\u00f3cios. <\/p>\n\n\n\n<p>Inclusive, aqui vai uma dica extra: se voc\u00ea tem problemas para gerenciar o tempo da sua equipe de TI, salve <a href=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/gestao-de-tempo-em-projetos-de-ti-7-dicas-praticas\/\">este artigo<\/a> para ler mais tarde. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Capacity planning: estrat\u00e9gia para melhorar a experi\u00eancia do usu\u00e1rio<\/h2>\n\n\n\n<p>Vivemos em um contexto em que cada vez mais as empresas passam a direcionar esfor\u00e7os em experi\u00eancia do usu\u00e1rio. Isso \u00e9 algo que quem est\u00e1 h\u00e1 mais tempo na internet pode comparar com clareza, basta lembrar de como era a experi\u00eancia de navegar na web ou usar um software em meados de 2000. Afinal, s\u00e3o os usu\u00e1rios que v\u00e3o gerar retorno financeiro para a organiza\u00e7\u00e3o, trazer novos usu\u00e1rios, contribuir com as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para o aprimoramento das solu\u00e7\u00f5es, etc.&nbsp; <\/p>\n\n\n\n<p>E apesar de cada \u00e1rea ter suas particularidades, o objetivo de criar um capacity planning continua igual para todas: entender quanto podemos entregar hoje e quanto esfor\u00e7o devemos aplicar para atender \u00e0s novas demandas. Seja na TI, onde capacity planning tamb\u00e9m pode servir para mensurar a capacidade da rede de suportar o ambiente computacional com efici\u00eancia, evitando gastos desnecess\u00e1rios, ou em projetos, planejar a capacidade de opera\u00e7\u00e3o ter\u00e1 impacto direto sobre o usu\u00e1rio. <\/p>\n\n\n\n<p>Na verdade, quando paramos para pensar sobre todos os fatores que podem estar afetando a experi\u00eancia dos seus usu\u00e1rios, a lista n\u00e3o termina e, infelizmente, o espa\u00e7o \u00e9 curto para falarmos sobre tudo. Portanto, se voc\u00ea tem interesse no assunto, te convido a baixar e ler este material sobre UX e cloud computing que vai te ajudar a pensar como a nuvem pode melhorar a experi\u00eancia dos usu\u00e1rios com os seus produtos e servi\u00e7os. <br><br><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><a href=\"https:\/\/conteudo.binario.cloud\/whitepaper-user-experience-ux-e-nuvem\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/blog.binario.cloud\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/imageminsercao-uxecloud-1024x179.png\" alt=\"\"\/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>O mapa que todo gerente de projetos precisa fazer: capacity planning! Saiba como criar o mapa de capacidade e tirar insights para seu time.<\/p>\n","protected":false},"author":33,"featured_media":121669,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[47],"tags":[283,284,285,286,287,288,289],"class_list":["post-8934","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestao","tag-capacidade-de-producao","tag-capacidade-operacional","tag-capacity-planning","tag-gestao-de-projetos","tag-mapa-de-capacidade","tag-o-que-e-capacity-planning","tag-planejamento-de-capacidade"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.8 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>O que \u00e9 capacity planning? Gere insights com o mapa de capacidade!<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"O mapa que todo gerente de projetos precisa fazer: capacity planning! 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