Dizem que tempo é dinheiro, mas para que todo dinheiro renda como esperamos, temos que investir e gerenciá-lo. Para investir, preciso ter autoconhecimento e entender o contexto econômico do momento, só assim obtenho resultados. A analogia também é verdade quando falamos sobre projetos de TI.
Nesse caso, deadlines não são apenas o principal desafio, como também um risco. Isso porque todo projeto está em função do cronograma e, a partir do momento em que delimitamos um prazo, provocamos uma expectativa no cliente, que quando não é cumprida gera frustração e quebra de confiança.
A partir daí, fica fácil entender a importância de otimizar a gestão de tempo em projetos de TI. Por isso, preparei este artigo para falar um pouco sobre o conceito que está por trás de toda a gestão de projetos da Binario Cloud e trazer 7 dicas práticas para você começar a implementar hoje mesmo na sua rotina.
Para a gestão de tempo, autoconhecimento é a palavra-chave
Trazendo de volta a analogia do investimento de dinheiro, é necessário autoconhecimento para conseguir estipular cronogramas realistas e com menor chance de frustração do cliente. Aqui estou falando sobre conhecer a si mesmo enquanto pessoa e profissional, para entender em quais áreas são seus gaps e o que funciona para manter sua produtividade saudável.
Porém, estipular cronogramas em projetos de TI depende muito das características pessoais e profissionais de toda a equipe. Por isso, também é necessário conhecer a realidade da sua equipe. Algumas perguntas para manter em mente são: qual é a melhor forma de manter todos a par do projeto? Onde estão os gaps? Como evitar a procrastinação? É importante lembrar que não existe uma receita para realizar o gerenciamento de tempo em projetos, mas existem formas de otimizar sua gestão e garantir a satisfação dos clientes.
Entenda o contexto em que seu projeto está inserido
Além do autoconhecimento, é necessário entender o contexto do seu projeto dentro da sua organização, bem como os impactos do projeto para a sua equipe e para o cliente. Partimos da ideia que projetos de TI existem para trazer soluções para empresas, portanto nós enquanto profissionais responsáveis por levantar situações problema, identificar fatores de risco e propor caminhos possíveis devemos nos antecipar para os problemas – e isso só é possível a partir do conhecimento do contexto. Com isso em mente, conseguimos construir um plano de gerenciamento de tempo eficiente.
Confira, a seguir, os principais passos para otimizar a gestão de tempo da sua equipe em projetos de TI.
1. Trabalhe com janelas de tempo realistas
Todo projeto trabalha com riscos e isso precisa estar previsto logo no começo do projeto para não gerar frustração. Dado os acontecimentos recentes pelo qual passamos no último ano, já temos maturidade para entender que o futuro é imprevisível. Por isso, ao estipular um prazo final para conclusão de um projeto, precisamos trabalhar com uma janela de tempo que contemple todos os possíveis problemas.
Aqui é importante dizer que colocar um prazo maior para a conclusão do projeto, por si, não frustra o cliente – o que frustra são os atrasos. Porém, também não faz sentido estipular janelas exageradas, e é aí que o autoconhecimento e entendimento de contexto precisam ser trabalhados. Sua janela deve ser quantificada com o prazo suficiente para que possíveis problemas sejam identificados, reportados e solucionados. Nada além disso.
2. Coloque seu cronograma no papel
Apesar da figura de linguagem, você pode entender essa dica como uma recomendação literal. Quando traçamos um cronograma com papel e caneta, estimulamos a visão, a capacidade intelectual de desmembrar um projeto em tarefas e a memória. O importante é encontrar um método de contemplação do cronograma que funciona para você, seja o modo tradicional ou com auxílio de ferramentas de gestão de projetos. Também precisamos garantir que todas as pessoas da equipe tenham acesso a todas as etapas do cronograma e consigam analisar seu papel para o andamento do projeto.
3. Incentive a cultura organizacional e a implementação de ferramentas
Existem muitas ferramentas no mercado que vão auxiliar seu time a ter mais visibilidade sobre o projeto, mas o que realmente vai mudar a forma como sua equipe lida com o cronograma é a existência de uma cultura organizacional e de uso dessas ferramentas seguindo as melhores práticas. A implementação das ferramentas deve vir de cima para baixo, com estímulo à cooperação entre as pessoas da equipe, alinhamento interno, ampla utilização de artifícios visuais, tudo o que estiver à mão. Se você quiser saber mais sobre como promover uma mudança de mindset no seu time para o futuro, confira este infográfico que nossos especialistas prepararam.
4. Estabeleça micro tarefas para finalizar mais rapidamente um projeto
Criar micro tarefas é uma prática bastante conhecida por auxiliar no combate à procrastinação. Essas micro tarefas, em geral, são de menor importância e geram um fluxo de adrenalina e senso de realização que podem trazer resultados mais satisfatórios para a gestão de tempo.
5. Priorize tarefas que podem gerar impacto em todo o cronograma
Aqui os recursos visuais de que falei anteriormente fazem todo sentido. No momento de organizar seu cronograma e atribuir responsabilidades para as pessoas no seu time, assegure-se de que todo o time esteja ciente do nível de prioridade das tarefas, bem como as possíveis consequências da não-realização de alguma etapa. Você pode criar gráficos para acompanhar o desenvolvimento das tarefas, utilizar cores para representar o andamento do projeto, use a criatividade! Talvez você não consiga fazer tudo o que foi estipulado para o dia, mas ao menos as prioridades devem ser tratadas.
6. Mantenha uma rotina consistente de reports
Internamente, os reports ajudam seu time a identificar problemas de cronograma mais rápido e manter a sintonia e agilidade da equipe. Já do ponto de vista do cliente, realizar reports demonstra comprometimento com o projeto, consistência e expertise. Por isso, implemente uma rotina consistente de reports internos e junto ao cliente.
7. Organize sua caixa de emails para não perder entregas
Pode parecer irrelevante falar sobre isso, porém a leitura de emails é essencial para a gestão de projetos. Durante nossa rotina recebemos emails de diversas áreas, sobre todo tipo de assunto e, muitas vezes, esses emails dependem da nossa resposta para que os processos avancem. Por isso, precisamos aproveitar todas as ferramentas que os provedores de emails disponibilizam para manter a caixa organizada, evitando que documentação crucial seja perdida.
A principal dica sobre emails é conseguir organizar todo o histórico de um projeto, cliente ou tarefa, o que faça mais sentido para seu trabalho, em uma pasta, marcador ou filtro, que pode ser facilmente consultado posteriormente. Além disso, ao se colocar na posição de abrir os emails para ler seu conteúdo e organizar na seção mais pertinente, você estará aproveitando melhor seu tempo e o das outras pessoas da sua equipe, evitando atrasos na comunicação.
Bônus: como gerenciar reuniões para otimizar tempo
Reuniões fazem parte do nosso trabalho e, para muitas das etapas que citei até aqui, você e seu time vão precisar se reunir. Então, confira essas dicas para gerenciar reuniões, otimizar tempo e trazer mais credibilidade para o projeto:
- Estabeleça o objetivo da reunião com antecedência e informe todos os participantes;
- Caso necessário, inclua no invite ou forneça com antecedência o material de consulta que será utilizado durante a reunião;
- Prepare-se para participar da reunião, seja como ouvinte, seja como condutor;
- Preze pela dinâmica da conversa e esteja pronto para demonstrar na prática o que está sendo discutido;
- Mantenha-se munido de todas as ferramentas e recursos pertinentes ao objetivo.
Por exemplo, se a reunião é um report remoto junto a um cliente, faz sentido ficar preparado para possíveis falhas de conexão, problemas com os dispositivos, bem como estar pronto para compartilhar tela e manter todo o material de consulta à mão (como ambiente de TI, documentação, ferramentas entre outros). Quando se trata de uma reunião física, também faz sentido se antecipar para possíveis problemas com a sala de reuniões, entender se há um projetor disponível ou se será necessário disponibilizar cópias do material de consulta e manter ao menos duas pessoas da sua equipe prontas para atender caso seja necessário.
Se a nossa meta é encontrar soluções para os problemas, então precisamos evoluir constantemente nossa capacidade de percepção dos possíveis riscos para não gerar frustração. Para isso, volto a falar em autoconhecimento e entendimento de contexto. Sem esses pilares, a gestão de tempo em projetos de TI perde eficiência e o resultado é comprometido. Se essas dicas foram importantes para você, confira também este artigo do nosso CBO, Luiz Fernando de Souza e saiba como utilizar a tecnologia a seu favor para gerenciar sua equipe em home office.
